La gestion des adhérents

Le Numéro d'adhérent :

Je ne sais pas si cela est obligatoire, mais en général on attribue un numéro unique à chaque adhérent.

• Le numéro sert en informatique au suivi de gestion de l'adhérent.
• Il est unique par adhérent. 
• Il peut être séquentiel en partant de 1, ou signifiant avec des zones qui donnent des informations sur l'adhérent.

Le problème au Pont : 

• La notion d'adhésion familiale complique la notion d'adhérent unique.
• Les familles recomposées ont souvent des noms de famille multiples.

Je propose : 

• La création d'une fiche "famille", qui porte un numéro d'adhésion unique "famille"
• La création d'un registre/fiche de personnes, qui ont toutes un numéro intra à la famille tout en étant unique parmi les personnes physique

ce pourrait être : <DATE>-<FAMILLE>-<PERSONNE>

• DATE :  AAAMMJJ  ou simplement AAMMJJ (20260201 ou 260201)
  
• SEQUENCE :  3 chiffres, soit de 001 à 999
• PERSONNE : 4 chiffres, soit de 0001 à 9999 
  ou bien 1 chiffre pour le numéro dans le sequence famille

exemple : une famille de 5 personnes, qui vient s'enregistrer (première adhésion) le 24 janvier 2026
Pour exemple, il y a déjà 100 adhésions prises, c'est la 101oieme
Il y a déjà 200 personnes enregistrées, ils seront les 201 à 205 ieme

adhésion famille : un numéro d'adhésion <DATE>-<Numero séquentiel>, soit
20260124-101 ou 260124-101

enregistrement des personnes : <NumFamille><NumPersonne> on peut mettre un tiret entre les deux zones
1010201 ou 101-0201
1010202 ou 101-0202 ...
1010205 ou 101-0205

Le code complet d'un des membre de cette famille est donc 260124-101-0201, ce qui dit :
la date d'adhésion, le numéro de l'adhésion, le numéro de la personne
Soit : c'est la 101 ème adhésion, la 201 ème  personne à participer, et le groupe est arrivé le 24-01-2026

Pour la version code court des personnes : 
1011
1012 ...
1012

le code complet :

code court :       260124-1011 à 260124-1015
code long :        260124-101-0201
code allongé :  20260124-101-0201

	Avantages	Inconvénients
Code Court	facile a mémoriser plus simple à reporter, saisir reste unique malgré la taille	ne permet pas l'identification de la personne hors famille pose un pb si une personne change d'abonnement famille.
Code Long	plus grand lisibilité (surtout si "-") ID personne indépendant de l'ID famille suffit à l'identification de la fiche famille	code plus long

 Ma recommandation : choisir le code long, qui permet d'accéder facilement à la fiche famille, à la fiche individuelle, et qui permet de retrouver automatiquement la fiche famille à partir de la saisie du code individuel :

• champ "Identifiant Personnel" -> saisie :  "-0201" -> recherche et remonte la fiche 260124-101-0201.
• champ "Identifiant Famille"      ->  saisie : "-101-"  -> recherche et remonte la fiche famille, ou toutes les fiches individuelles selon le contexte

La saisie des noms de famille

le problème dans la gestion et le traitement des noms des famille/adhérents est souvent liée aux particularités orthographiques 
Dans notre système actuel, tout est lié à l'adhésion et donc dans le champ "NOM", on trouve un ou plusieurs noms, des noms composés, des nom à particule, etc. ce qui complique la recherche, les tris, la gestion.

Je propose d'adopter les règles suivantes :

Nom de famille, simple ou composé. i.e. 

• soit un seul nom, soit plusieurs noms, accolés par des "/"  (séparateur de noms)
• les noms avec des "-" restent comme cela
• les noms avec des espaces posent problème parfois dans les listes de noms.

exemples : Françoise Le Pont et Jacques Martin ont pour enfants Nicolas Le Pont, Aude Martin et Anaïs Le Pont-Martin

Nom sur la fiche de famille (au choix des adhérents) :

A noter : mettre en premier le plus usuel pour les recherches alphabétiques

• LE PONT  ou MARTIN (1 seul nom)
• LE PONT-MARTIN (un nom composé)
• LE PONT / MARTIN (deux noms accolés ; il peut y en avoir plus)

Nom des personnes de la fiche : deux champs distinctes NOM Prénom dans cette casse précise

• MARTIN Jacques  (visuellement différencié de JACQUES Martin)

FICHE FAMILLE : les champs

La fiche famille doit comporter un certain nombre de champs à minima :

• Le numéro d'adhésion :      260124-101
• Le nom de la famille  :        LE PONT / MARTIN
• L'adresse de la famille:       rue:385 Route Royale, ville;st-Etienne, codepostal:34700
• La date d'adhésion :           24 janvier 2026
• La date de cotisation :       24 janvier 2026
• Le nombre de personne : 5
• Le numéro de gestion :     <numéro adh asso-connect>
• l'état :                                     actif/en attente de paiement/retiré de l'adhésion ..(liste non exhaustive) 

FICHE PERSONNE : les champs

• Le numéro d'adhérent : 0201
• Le nom de famille :          LE PONT
• Le prénom :                        Nicolas
  
• Le genre ? :                         ????
• L'âge ou la classe d'âge: enfant/ados/adulte/senior
• Droit de vote :                   Oui/Non
• Rôle asso :                          - / bénévole (?) / Direction collégiale / Président / Trésorier / .. etc(liste non exhaustive) 
• Commissions / Groupes : dans quelle commissions l'adhérent est actif.
• les champs de communication, email, tel, etc dont seul l'email peut éventuellement être rendu obligatoire (?)
• Pour les mineurs (?) : Parent responsable ?

LE CAS DES ORGANISATIONS ET PERSONNES MORALES :

La solution proposée convient à ce type d'adhésions.

La seule différence serait d'ajouter un champ "Type" à la fiche Famille :

• Type :    Personne / Organisme / Association / Autres 
• éventuellement un champ "Contact email" et "Contact téléphone" pour simplifier les recherche à la saisie 

La fiche FAMILLE / ORGANISATION serait alors :

• Le numéro d'adhésion :      260124-101
• Le nom de la famille  :        Association Les Joyeux
• La date d'adhésion :           24 janvier 2026
• La date de cotisation :       24 janvier 2026
• Le nombre de personne : 5  
• Le numéro de gestion :     <numéro adh asso-connect>
• l'état :                                     actif/en attente de paiement/retiré de l'adhésion ..(liste non exhaustive) 
• Type :    Personne / Organisme / Association / Autres 
• Contact email                        email@domaine.ext
• Contact téléphone               06 05 04 03 02 

Si cet adhésion comporte des personnes qui viennent régulièrement, des fiches individuelles peuvent alors être créer par personne

LE CAS DES CONTACTS DE L'ASSOCIATION, NON ADHÉRENTS

Par principe, ce sont des contacts qui doivent être gérés différemment des adhérents. 
Néanmoins, selon le système ou logiciel utilisé, des champs peuvent être gérés en commun, notamment les champs de base et de communication (adresse, mail, tel, etc). Cest le cas dans Odoo

LES MAILING LISTES

Elles doivent être faite à partir d'un outil spécialisé, soit comme celui inclus dans odoo, soit comme dans la suite infomaniak.

pour infomaniak et tous ces outils, il faut des fichiers nettoyés, et penser aux fonctions d'import/export et mise à jour. Infomaniak notamment n'utilise que le protocole VCF pour exporter et importer des contacts. Or ce format de fichier est rarement lisible par les tableurs type excel/calc.

Des outils en ligne font cela très bien, mais quid de la garantie des données confiées. Ceci duit J'ai un petit programme qui permet de le faire, que j'ai écris, d'autres doivent exister.

Pour tous, Nicolas : n'hésiter a discuter ou me demander des explications sur ces quelques lignes.